クラウド会計ソフトfreeeを使って、ぐちゃぐちゃな経理状態を正常化する！｜伊賀市の税理士が教える｜経理状態の治し方

初めに

今回のコラムでは、経理状態をどのように治すのかについて考えていこうと思います。このコラムを読んでいる方の事業所でも経理状態がぐちゃぐちゃでわけわからな状態になっていたり、いままで我流でしてきているために訳がわからないことになっていたりしませんか？

その状態の時に税務調査が入った時にどっと追徴課税で取られた経験がある方もいるのではないでしょうか。そんな状態を改善したいと思うかたもおられるのではないでしょうか？

今回のコラムではクラウド会計ソフトfreeeを使用して、何度かぐちゃぐちゃの経理状態を改善してきた私たちの事務所が改善の方法をできる限り伝えようと思います。

クラウド会計ソフトfreeeとは？

まず、本題に入るまえにクラウド会計ソフトfreeeについて簡単に紹介しようと思います。

クラウド会計ソフトfreeeは株式会社freeeが提供している会計ソフトであり、従来のダウンロード型ではなく完全クラウド型になっている会計ソフトになります。

freeeの特徴として、通常の会計ソフトと異なる定義があるため、基本的にはfreeeを使いこなせる税理士の先生に依頼して導入することをオススメします。freeeが使えるかどうかは「freee税理士検索」で検索してもらうと各都道府県のfreee認定アドバイザーになっている税理士を検索することができるので、それを使用してもらうことで確実にfreeeが使用できる税理士につながることが可能となります。

ただ問題点としては、まだまだfreeeを使用できる税理士が全国的にみても少ないということです。

freeeのいいところの１つは、クラウド上で税理士を招待することでリアルタイムで共有できることです。ダウンロード型だとバックアップをして税理士に送ってみてもらい、それをまたアップロードしてなど手間がありましたが、freeeではクラウド上で直ぐに共有できるため、そのような手間が省くことができます。

freeeのいいところの2つ目は、API連携によって銀行口座等を同期することができるということです。普段使用している銀行口座を同期することで、いちいち通帳を記帳しに行く手間を省くことができます

また銀行口座だけでなくクレジットカードの明細やAmazonビジネスなどとも連携することができるので、API連携が可能なものを連携することで入力などの手間を大幅に削減することも可能となります。仕訳数が少なく済むものについてはAPI連携せずに手打ちの方が早いなどあるので、税理士の方と相談しながら構築していくのがいいでしょう。

freeeのいいところの3つ目は、会計以外のアプリが多く存在していることです。例えば、freee人事労務は給与計算ソフトであり、給与計算ができるとともに自動で給与仕訳を会計に反映させることができますし、freee請求書では請求書を作成しながら売上の仕訳を会計に反映させることが可能となっています。このように、普段は別々に作業しているものを同時に行うことで作業効率をあげることができます。また、自動登録ルールなどを作成することで毎月の同じ仕訳については、自動で登録をすることができるようにもなります。

このほかにも様々な機能はありますが、今回は詳細については省略します。

このようにクラウド会計を使うことで、いままでの会計ソフトと比べて遥かに効率良く会計処理ができるようになるということを思ってもらえればと思います。

ただ、注意点はクラウド会計ソフトは便利な反面、理解せずに使ってしまうと修正が利かなくなる可能性があるということです。独学でできないこともないですが、必ず使うことができる税理士の先生と一緒に初めはしていくのがいいと思います。私自身、何回も導入だけされて使い方を教えてもらえずに、中身がごちゃごちゃになっているものを見たことがあります。それを直すためだけでも1年以上かかりますし、無駄な税金が発生することにもなる可能性があるので注意しましょう。

次の章で、どのようにクラウド会計freeeを使って経理状態を直していくのかについて簡単に説明します。

クラウド会計ソフトfreeeを使って経理状態を治す

それでは、いつも私の事務所で行っている経理状態の治し方について簡単に説明していきます。今回のコラムでは主に手順だけを説明することとしますので、その中の細かいことについては省略する場合があります。

①銀行通帳をAPI連携させる

まずは、クラウド会計と言えばですね。銀行通帳をAPI連携させます。ネットバンクを利用していれば、基本的にはAPI連携できると思います。ネットバンクを利用していない場合は、各金融機関でネットバンクの利用申し込みを行ってください。毎月数千円の手数料がかかりますが便利です。

ここで大切にしていることは、全ての銀行口座をつなげるわけではないということです。

動きの多い銀行口座に限定してAPI連携させます。

全ての口座にしてしまうと、月に数件しか動きがないのに数千円の手数料がかかってしまうなど損しますので、動きが多い銀行口座に限定してAPI連携をさせます。

中小企業の場合、多くは毎月何10件・何100件と取引がある口座は、１口座か２口座くらいではないでしょうか？この口座だけをAPI連携させて、あとは手打ちで入力することにしています。

取引数が少ない口座の動きは大体毎月同じ取引なので、手打ちで行っても前月分をコピーして再利用するなどすれば、ほとんど入力時間はかからないので時間的にも多くはかかりません。

なので、API連携で大事なのは取引数が多い口座に限定するということです。

②自動登録ルールを設定する

①によりAPI連携させた銀行口座の取引で、毎月同じものは自動登録ルールを使って自動で入力できるようにします。特に多いのが「手数料」とか「水道光熱費」などのように毎月発生するものを自動登録ルールを使って自動化させます。支払が月に何件とある場合、銀行口座によっては1件につき手数料も1件くっついてくるみたいなことありませんか？

この場合に従来の会計ソフトだと「支払手数料」だけで何回も入力する必要がありましたが、自動登録ルールを使えば、何件でも何十件でも何百件でも一瞬で入力が完了してしまいます。これだけで作業の大部分が省略できることになるのではないでしょうか。

このように毎月ある取引については自動登録ルールで自動化してしまいましょう。

③請求書をfreee請求書に置き換える

発行している請求書に特別仕様がある場合や、取引先の請求書に合わせないといけない場合を除いては、freeeの請求書機能を利用して、請求書を作ってもらうことにしています。このfreee請求書の便利なところは請求書を作ると同時に「売掛金/売上」の会計処理ができることです。

従来の会計ソフトであれば、別で請求書を作ったものを見ながら会計入力するという手間や数字を移し間違えるというミスが多く発生してしまいますが、freee請求書であれば作ったものがそのままボタン1つで反映されますので、数字を間違うというリスクも減らすことができます。まさに一石二鳥ですね。

これだけでもかなり楽にできます。また請求書だけでなく見積書も作れますし、領収書も作ることができますので、使いこなせるようになるとさらに便利になると思います。

④請求書が置き換えられない場合

③のように自社の請求書に置き換えられない場合にはどうするかというと、スキャンを取ったものをファイルアップロードして取引入力を行うか、携帯にfreeeのアプリを入れて写真を撮ってアップロードし取引入力を行うかの方法で行ってもらいます。

1手間は挟みますが慣れてしまえばそんなに時間はかかりません。またアプリを利用する場合であれば予め、取引テンプレートを作成しておくことで、アプリで写真を撮ると同時に取引入力までできるようにすることもできます。

⑤経費(レシート)の入力

レシートなどの現金を利用したものの入力については、基本的に携帯のアプリで入力してもらいます。取引テンプレートを予め作成しておくことで、写真を撮る時に取引テンプレートを選んで取引入力することができます。これだけで入力が終わってしまいます。スマホさえ使えれば簡単にできてしまいますので便利です。

この部分の大変なのは取引テンプレートをどのように作るかということだけだと思います。この取引テンプレートのつくり方さえマスターすれば、現金取引はスマホさえあれば直ぐにできてしまいます。

⑥請求書で振込をする経費の入力

この入力の場合は、まず⑤のようにアプリかスキャンを行い取引登録を行います。この時に未決済で入れることを忘れないでください。この時に未決済で登録することを忘れてしまうと、ややこしくなりますので「未決済」でいれるようにしましょう。

未決済で登録後は①のAPI連携している銀行口座から消込とう方法で処理していくことになります。

※未決済や消込などはfreee独自の概念になります。今回は詳しい説明はしませんが、未決済＝売掛金や買掛金での計上。消込＝売掛金や買掛金の支払・入金とおもってください。

ここまでの①～⑥で会計処理の7割程度終わります。ここまでできれば経理状態もかなり改善されます。ただ、ここまでがかなり大変ですので、freeeを使うことができる税理士の先生と一緒にしていくのがいいのではないかと思います。

ここまでのやり方は、あくまで私たちの事務所でのやり方ですので、他の先生によっては違う方法で行うかもしれませんのでご容赦ください。

私たちの事務所が関わらせていただいた顧問先様で、経理経験がない方でも早いところであれば2カ月程度でほぼ会計処理ができるようになってしまいます。遅くても半年～1年かからない程度でできるようになってくるようになります。また、会計知識を必要とせずに行うことができますので、初めの取り掛かりとしてはかなり楽だと思います。ただ、会計の知識というのは必ず必要になってきますので、勉強はしてもらいますが、会計処理と会計知識は別物と考えもらえればいいのではないでしょうか。

会計処理というのは月次決算や決算処理を行うために必要な技術であって知識ではありませんので、細かいことは覚える必要はないと思います。それよりもいかに早く作り上げることができるか、いかに時間を掛けずに精度の高いものが作れるようになるのかの方が大切だと思います。

会計知識というのはその先の納税や節税、経営判断などのために必要な知識になりますので、ここは急がず長い時間をかけて勉強していくことが大切だと思います。

このように会計処理と会計知識を分けて考えてもらえれば、クラウド会計の導入も楽に思えるのではないでしょうか。クラウド会計の導入は、試算表を早く作成するなどの意味においてはとても良いことだと思います。会計処理の時間を短くして、空いた時間を会計知識のために使ってもらうことができるからです。経営を行っていく上では、会計処理よりも会計知識の方が圧倒的に大切です。

まとめ

ここまで私たちの事務所で行っているクラウド会計freeeを利用しての経理改善の方法・手順について簡単に説明してきました。詳細な内容については、省略していますので、内容というよりもこんな感じで治していくんだなと思ってもらえればと思います。

クラウド会計は誕生してからまだ日が浅いため、利用することができる税理士というのも限られているのが現状です。さらにそれぞれ違った概念を持っていますので独学で行うというのも中々難しいものでもあります。そのため、なるべくそのソフトを使用することができる税理士を見つけて一緒に作っていってもらうがベストだと思います。

freeeでは、freeeの認定アドバイザーになっている税理士を検索することができますので、一度気になる方は検索してみてください。freeeの認定アドバイザーにも★によってランクわけされていますが、★が多いから良いという訳でも少ないから悪いというわけでもありませんので、一度問い合わせをしてみて自分自身と合うかどうかを確かめてもらうのがいいでしょう。

最後になりましたが、私たちトラストソルコンサルティング(東憲吾税理士事務所)は伊賀市を中心に中小企業の経営者の悩みを解決するためのコンサルティングを行っています。「税理士業務ができるコンサルタント」として、税理士業務にとどまらず、資金繰りの支援や経営の支援、自計化支援なども行っています。今回のコラムの内容であるセカンドオピニオンについても受け付けています。顧問税理士を変えたいけれど直ぐには変えられないや、顧問税理士がアドバイスをくれないという悩みを抱えている経営者の方もぜひお問い合わせください。税務業務だけでなく会計コンサルティング・経営コンサルティングと幅広い業務をそろえています。興味のある方はお問い合わせください。