目次
初めに
今回のコラムでは、クラウド会計ソフトの使用と顧問税理士の契約を組み合わせることで何がいいのかについて考えていこうと思います。なおクラウド会計ソフトについては、私たちの事務所が「freee」を標準採用していますので、このコラムでのクラウド会計は「freee」と思ってください。
なぜ、クラウド会計の使用と顧問税理士の契約を組み合わせることがいいのか。クラウド会計は会計ソフト業界でいま増えてきています。「freee」をはじめ「マネーフォワード」や「弥生オンライン」「TKC FXクラウド」など様々なソフトが出てきました。では、従来の会計ソフトとクラウド会計ではどのように変わるのか、顧問税理士との関わり方はどのようになるのかについて解説していこうと思います。
クラウド会計と従来の会計ソフトの違い
クラウド会計のメリット・デメリットについては以前のコラムで解説して言いますので、今回のコラムで詳細に説明することは省略します。ただ、おさらいとして、簡単にクラウド会計と従来の会計ソフトの違いについて解説したのちに本題に入ろうと思います。
①どの端末からでも見ることができる。
クラウド会計と従来の会計ソフトの一番大きな違いはこれだと思います。
クラウド会計については、ソフトによると思いますが、IDとパスワードさえあれば、どの端末からでも見ることができます。従来の会計ソフトでは、パソコンにインストールする形が多かったため、インストールをしたパソコンでしか見れないという問題点がありました。
クラウド会計にすることで、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどで外出先でもインターネットの環境さえあれば容易にみることができるようになりました。
これがクラウド会計の大きなメリットといえるでしょう。
②バージョンアップ・バックアップの必要がない
これもクラウド会計の大きな特長です。クラウド会計の場合には、データはクラウド上にありますので、パソコンが突然壊れたとしてもデータがなくなるということが、よっぽどのことがない限りありません。従来の会計ソフトでは、データを無くさないためにはバックアップを頻繁に行う必要があったので手間と時間がかかっていました。クラウド会計ではその手間と時間をかける必要がなくなったのです。
クラウド会計では、バージョンアップをする必要もありません。大体のソフトが自動でバージョンアップをしてくれます。従来の会計ソフトではバージョンアップのたびにCD-ROMを入れなおしてインストールしなおしたり、買いなおしをする必要がありました。その部分の負担についてもクラウド会計は省くことができるようになったといえます。
③連携がしやすい
クラウド会計では連携がしやすいのも特長です。税理士の方との連携だけでなく、銀行の口座やクレジットカードの情報についてもAPI連携で連携を行うことができます。また、ソフトによってはAmazonなどとも連携をすることができるものもあります。非常に様々なものと連携がしやすいというのもクラウド会計の特長といえるでしょう。
④月額料金がかかる
これはクラウド会計のデメリットといえるでしょう。従来のインストール型のソフトでは、最初の購入するときや買いなおすときにのみ費用が発生しますが、クラウド会計はクラウド上に保存をしていることから保管料的な形で毎月料金が発生してしまうため、長い目でみると費用が高くなってしまうのがデメリットとなります。しかし、このデメリットを超えるメリットをクラウド会計の導入で得られると思いますので、興味がある方はクラウド会計の利用を検討してみてはいかがでしょうか。
⑤使用できる税理士が少ない
これがクラウド会計の最も大きなデメリットです。クラウド会計の多くは新しい会計ソフトでありIT知識が従来のソフトと比べて必要になってきます。その観点から、使用することができる税理士がまだまだ少ないのがデメリットでしょう。使用するクラウド会計を使うことができる税理士を探すのが大変になります。それぞれのソフトで税理士の検索ができるようになっていることが多いため検索をして確認してもらうのがいいでしょう。「freee」では「freee税理士検索」という形で「freee」を使うことができる税理士を検索することができるようになっています。まだまだ使える税理士が少ないというのが、クラウド会計の大きなデメリットになります。
ここまでが、クラウド会計と従来の会計ソフトの違いについての解説となりました。
次章は、クラウド会計と顧問税理士の契約を組み合わせることがなぜいいのかについて考えていきましょう。
クラウド会計と顧問税理士の契約を組み合わせるメリット
それでは今回の本題に入っていきましょう。クラウド会計の使用と顧問税理士の契約を組み合わせることでどのようなメリットがあるのかについて解説していきます。
①リアルタイムで情報を提供できる
1つ目が、クラウド会計を利用することでリアルタイムで情報の提供ができるため、かなり早いタイミングでアドバイスをもらうことができます。従来の会計ソフトでは、顧客のパソコンにあるものをバックアップにとって、税理士側でインポートするという作業が必要だったため、どうしても時期にズレが生じてしまっていました。
例えば、仕訳の仕方を知りたくても、税理士側で現状の仕訳をみることができないため、電話かメールで聞く必要がありました。その場合には、税理士も事務所以内と対応ができないということも少なくありませんでした。
しかし、クラウド会計になってからは、どこにいても確認ができるようになったため、場所の心配をする必要がなくなったため、出張先などでも確認をしてもらうことができます。また、「freee」で言えば、会計ソフト内でチャットを行うことができるため、電話やメールの必要がなく、会計ソフト上で質問をし、それに対して解答することができるようになりました。また、税理士側で仕訳の修正等も行えるのも従来の会計ソフトではやりにくかったことだと思います。
このようにリアルタイムで情報を提供することができるようになったので、会計ソフトの使い方や、経営判断に対するアドバイスなどを早期に聞くことができるようになります。
②自動化がしやすくなる
これは、そのクラウド会計のソフトが使える税理士と顧問契約を結ぶ必要がありますが、クラウド会計の特長の１つである自動化をスムーズに進めることができます。クラウド会計の難しいところは初期設定と会計システムの構築にあります。この初期設定と構築がうまくいかないと、いくら便利といわれているクラウド会計を使っても効果が得られません。
そのため、クラウド会計が使用できる税理士を探して、初期設定と構築を一緒に行っていくのがいいでしょう。特に使い始め、他の会計からの変更の初期には、税理士と構築していくことが非常に重要となります。自動登録ができてしまうからこそ、時間がたつと修正するのも大変になってきます。今まで自分自身で導入したのはいいけれど、設定や構築ができておらずむちゃくちゃになっている会計状態を多く見てきました。そのような状態になると修正をするのに1年ほどかかってしまうこともあります。
特に初期段階が重要となりますので、今から導入という方は税理士を探してもらうのがいいでしょう。また既に導入してしまっているという方も、ソフトを使える税理士を探して早めに修正をしてもらってください。導入してから時間が経過してしまっていると、修正に時間がかかるので注意してください。
顧問税理士の契約を結ぶメリットの2つ目は、クラウド会計の効果を大きく得られるということです。
③情報が入ってきやすい
そしてもう１つが情報です。会計ソフトの情報は税理士に1番最初に入ってくるといってもいいでしょう。例えば「freee」でいうと、ソフトのアップデートの情報などは公表されるよりも早いタイミングで「freee認定アドバイザー」の税理士にアップデート情報が入ります。また、会計の使い方がわからない場合でも、会計ソフト側とも連絡を取り合っているため、そこから何か別の方法がないかを聞いてもらえたりもします。検索をしても出てこないような情報を会計ソフトの会社と契約している税理士事務所が多くもっていたりもします。その情報を使うことができるのも顧問契約を結ぶメリットといえるでしょう。クラウド会計ソフトとそのソフトを扱うことができる税理士と顧問契約することが情報を得るためにもっともいい手段だと思います。
この3つがクラウド会計と顧問税理士を組み合わせるメリットになると考えられます。この中でも大きいのは①と②でしょう。会計ソフトの初期設定と構築は非常に重要なポイントとなってきます。どこまで自動化するのが自社にとって一番楽になるのか、どこの部分は手入力をする方がいいのか、どこまで自動化できるのか、など一緒に構築してもらうことで、クラウド会計のメリットを大きく受けることができます。
またリアルタイムで企業の状態をみてもらうことで早い段階から、資金繰りへの対策や改善点の把握・対策等を一緒にたててもらえるようになります。中小企業にとってはリアルタイムでみれるかどうかが非常に重要になってきます。数カ月あとや決算に1回では体力的に持たない可能性が高いのが中小企業です。ですので、リアルタイムで診ていける仕組みづくりを顧問税理士とともにしていきましょう。
まとめ
クラウド会計を使用するときは、自分自身でするのもいいですが、顧問税理士とともにしていくことが最も効果的であると思います。よくCMなどでも簡単にできるように謳われていますが、設定と構築ができて初めて簡単に使えるようになるのです。クラウド会計の核は設定と構築にかかっています。顧問税理士と相談しながら構築していくことがもっともはやくていいでしょう。税理士によってはクラウド会計の導入支援を行っている事務所もあります。既存の税理士を変更しにくいけどクラウド会計を導入したいという経営者の方は、クラウド会計の導入支援を行っている事務所に、クラウド会計の導入だけを任せてみるのもいいかもしれませんね。
最後になりましたが、私たちトラストコンサルティング｜東憲吾税理士事務所は伊賀市を中心にコンサルティングに特化した税理士事務所として活動しています。税務申告などの税理士業務だけではなく、経営コンサルティングや自計化、経営会議への参加など経営者の皆さまの悩み事を解決するための業務を主として行っています。
私たちの事務所では、今の顧問税理士がクラウド会計を使用することができないという問題に対応するために、クラウド会計の導入をサポートするためのコンサルティングを行っています。税理士の顧問契約の変更なくサポートできますので、今の顧問税理士から変わりにくいという経営者の方でも対応可能です。クラウド会計「freee」を導入したいという方はお問合せください。